Tareas, tareas y más tareas. Es indiscutible que cada vez son más las actividades laborales que se esperan de una persona en el día a día. Todo pareciera ser "para ayer". En ese marco, el tiempo definitivamente no alcanza. Sin embargo, es posible hacer rendir las jornadas: el secreto se encuentra en aplicar ciertas técnicas para una adecuada gestión del tiempo.

Para conocer las claves y aplicarlas en la práctica, Infobae dialogó con dos expertos en la materia: Alejandro Melamed, especialista en Recursos Humanos y director de su propia consultora Humanize Consulting y Andy Freire, reconocido emprendedor del ámbito empresarial y social y fundador de Officenet, Axialent y Restorando.

"Una de las grandes diferencias entre el talento sobresaliente y el promedio, es que el primero sabe manejar adecuadamente su tiempo. Para eso, justamente, hay que tomarse el tiempo para saber cómo se va a encarar el día", reflexionó Melamed.

Freire coincidió en que la gestión del tiempo es lo fundamental "especialmente en el mundo emprendedor": "Cuando te convertís en tu propio jefe corrés el riesgo de no identificar correctamente los tiempos que requiere cada objetivo o, por el contrario, se le dedica tiempo de más, aseguró".

Para que el tiempo rinda del modo en que se espera, Freire señaló la necesidad de tener presentes la Ley de Pareto y Ley de Parkinson. "La primera, que surgió para explicar fenómenos económicos, aplicada a la productividad personal, establece que existen un 20% de actividades a lo largo del día que son responsables del 80% de los objetivos deseados. La clave está en identificar y enfocarse en ese 20% de las actividades", explicó.

Por su parte, la segunda ley se relaciona en forma directa con la tendencia a la procrastinación. "Básicamente, cuando llevamos esa ley a nuestra vida laboral diaria, nos muestra que el tiempo que dedicamos al trabajo se expande hasta que finaliza el tiempo disponible. Si te dicen que tenés que hacer un informe para dentro de dos semanas es altamente probable que comiences a prepararlo cerca del límite de ese tiempo. Por eso, si te dan un plazo de 48 horas, hacé de cuenta que tenés 24".

En ese sentido, Freire indicó que la organización del tiempo no sólo es una actividad que tenga que ver con el orden, sino que se juega en ella un componente psicológico importante.



Los expertos coincidieron en que una correcta gestión del tiempo también involucra saber decir que no. Sin embargo, no se trata de una tarea sencilla. Como lo explicó Melamed: "Decir que no es todo un arte. Uno de los inconvenientes más usuales es ese: la gente no está acostumbrada a decir que no". Freire agregó que "un sí fácil te llena de tareas que sobrepasan la capacidad de gestión individual".

Este punto se vincula con la necesidad de jerarquizar la importancia de las tareas que se deben realizar. "La prioridad es la clave. Qué es lo urgente y qué no lo es. Lo importante es tratar de mantener siempre la frescura, cuando estas dinámico todo parece disfrutable", señaló Melamed. Establecer prioridades, apuntó Freire, ayuda además a romper con la lógica del "perfeccionismo obsesivo" y permite ganar tiempo: "generalmente el miedo exacerbado al fracaso hace que las personas no se sientan seguras con su trabajo, por lo que pasan horas y horas perfeccionando detalles que nadie percibe o que no son estratégicos".



Otra buena manera de optimizar el tiempo tiene que ver con proponerse metas que sean realizables. Para ello, Melamed recomendó seguir la fórmula SMART: específico, medible, alcanzable, realista y basado en tiempos. Además, aconsejó que la organización de cada día sea plasmada en una hoja de papel: "se produce de esa manera un proceso intelectual de incorporación que es distinto al que se da si esta tarea se realiza mediante herramientas digitales. Yo mismo lo empleo a diario".

Para mantener el foco, Melamed recomendó "sacarse de encima primero las tareas más fáciles y rápidas y pasar después a lo complejo". Muchas veces, el saber que se tienen demasiados pendientes demasiadas satura. De esa manera, se logra liberar la mente de pequeñeces y dedicarse con mayor dedicación a lo que requiere más atención o creatividad. Y agregó que, en la medida de lo posible, se debe respetar el ritmo biológico "hay quienes trabajan mejor a la mañana, otros por la tarde y algunos por la noche. Si bien no todos los trabajos ofrecen horarios flexibles, se trata de una práctica cada vez más común".

Pero claro, para rendir adecuadamente también es necesario realizar ciertas pausas. Se sabe que que la atención puede fijarse por períodos no más extensos de cuarenta y cinco minutos. Por eso, respetar los intervalos que el propio cuerpo pide resulta vital para lograr luego una mayor productividad. Al respecto Freire subrayó: "¿Cuántas veces nos pasa que nos quedamos horas sentados delante de la computadora sin avanzar demasiado? Esa pérdida de tiempo se puede resolver generando momentos de dispersión, con estímulos diferentes a los habituales y dándole una tregua a nuestro cuerpo".

Por su parte, Melamed indicó que "para la pausas, es muy recomendable salir a caminar: esto oxigena, permite que las neuronas funcionen mucho mejor. Para descansar, el cuerpo tiene que recibir luz natural, oxígeno. También están las llamadas pausas activa en las que, por ejemplo, una empresa le ofrece a sus empleados ciertas actividades como puede ser una breve clase de yoga o elongación".