Las personas que llegan crónicamente tarde a todo pueden ser frustrantes y desconcertantes para quienes las tienen que esperar. Una explicación para su comportamiento es engañosamente simple, dicen los psicólogos: estas personas básicamente subestiman el tiempo que les llevará hacer una tarea.

Este es un concepto poco conocido llamado la falacia de la planificación, o una fuerte tendencia a subestimar crónicamente el tiempo que llevará completar tareas. Y este patrón de comportamiento es uno de los más difíciles de cambiar, dicen expertos.

"Es un juicio que se creería que las personas estarían motivadas para hacerlo correctamente", dijo Justin Kruger, psicólogo social y profesor en el departamento de marketing de la Escuela de Negocios Stern de la Universidad de Nueva York. "Hay todo tipo de desincentivos y castigos por llegar tarde y la paradoja es que llegamos tarde, incluso cuando existen los castigos y las consecuencias".

Este tipo de comportamiento puede desacelerar la eficacia del lugar de trabajo y llevar a viejos amigos a la distracción mientras esperan por el retrasado. Los investigadores han estudiado el problema desde todos los ángulos para entender por qué pasa esto. Puede deberse a varias razones, desde una poca planeación hasta un problema médico serio.

Roger Buehler, profesor de psicología en la Universidad Wilfrid Laurier en Waterloo, Ontario, calcula que las personas subestiman en un promedio de 40% el tiempo que necesitan para realizar una tarea. Sus estudios han encontrado el mismo problema para asuntos tan pequeños como poner una carta en el correo y tan importantes como hacer la declaración de renta.

Los investigadores han probado varias estrategias que han demostrado ayudar a las personas lentas a finalizar su trabajo. Uno es predecir cuánto tiempo tomará terminar algo con base en experiencias pasadas. Otras es desglosar una tarea en pasos muy detallados.

En un estudio de 2004 del Journal of Experimental Social Psychology, el doctor Kruger y otro investigador descubrieron que al desglosar una tarea, los individuos estimaron de forma más acertada cuánto les tomaría terminarla. Los cuatro escenarios estudiados fueron prepararse para una cita, ir de compras, formatear un documento de computadora y preparar un alimento.

Un estudio publicado en 2012 en la revista Organizational Behavior and Human Decision Processes encontró que lograr que una persona se imagine mentalmente una tarea desde la perspectiva de un observador externo la lleva a realizar predicciones más realistas sobre el tiempo que llevaría hacer la tarea, dijo Buehler, el principal autor del estudio.

La investigación de Jeff Conte, profesor asociado de psicología en la Universidad Estatal de San Diego, ha encontrado que existen unas diferencias de personalidad que pueden contribuir al retraso crónico.

En un estudio de 2003 que coescribió para la publicación Human Performance examinó 181 operadores de metro en la ciudad de Nueva York. La investigación encontró que aquellos que preferían realizar varias tareas a la vez, eran los que con más frecuencia llegaban tarde al trabajo.

En las observaciones del doctor Conte, los individuos con personalidad de tipo A, aquellos que se mueven rápido, se guían por metas y son a veces hostiles, suelen ser más puntuales, dijo. Las personas de tipo B, que son más relajados, suelen llegar más tarde.

En términos de retraso en el trabajo, Lawrence T. White, profesor de psicología en Beloit College en Beloit, Wisconsin, dijo que los psicólogos organizacionales han encontrado que el retraso de los empleados puede ser estimado por la edad de sus hijos. Entre más pequeño el hijo, mayor probabilidades de que el empleado llegue tarde. El retraso de un empleado también puede ser estimado por una baja satisfacción con el trabajo y una falta de compromiso organizacional, dijo.

Expertos dicen que casos más extremos de retrasos crónicos pueden ser síntomas de condiciones de salud más serias como un trastorno por déficit de atención, depresión, trastorno obsesivo-compulsivo o un deterioro cognitivo leve, un preludio de la demencia. Dichas personas a menudo requieren de tratamientos que pueden incluir terapias para manejar mejor el tiempo.

Lisa Bernstein, una trabajadora social clínica de Maryland, tiene varios pacientes con trastorno por déficit de atención. Una de las estrategias que usa con ellos es el planteamiento de un calendario semanal en incrementos de 30 minutos.

Otra estrategia es el establecimiento de sistemas de recompensas. Eso podría significar abstenerse de Facebook o email hasta que cierta cantidad de trabajo esté hecha.

Las estrategias han funcionado para Mary Talley, quien ha sido una cliente de Bernstein por unos cinco años. Talley, de 60 años, recibió un diagnóstico de trastorno por déficit de atención como adulta y dice que su tendencia a llegar tarde era una fuente de ansiedad.

La creación de un calendario maestro extremadamente detallado ha sido de gran ayuda, señaló Talley, fundadora de una consultora de gestión de información de Washington, D.C. "Me ayudó, de verdad, a calcular cuánto me tomaría hacer algo", dijo.

Ahora, la ejecutiva tiene más cuidado en no programar citas muy pegadas y a declinar compromisos si tiene que hacerlo. Y se ha dado cuenta de que está llegando a sus citas más a tiempo. Para su visita más reciente a la oficina de Bernstein, llegó 10 minutos antes.